Кассовые чеки — это юридически значимые документы, подтверждающие факт покупки. С вступлением в силу 168-ФЗ с 1 марта 2026 года все наименования товаров и услуг в чеках должны быть на русском языке. Это требование касается как бумажных чеков, так и электронных, отправляемых по email или SMS. В этом руководстве мы подробно разберём, как настроить онлайн-кассу для соответствия новым требованиям.

Связь 168-ФЗ и 54-ФЗ: два закона — одна касса

Онлайн-кассы уже регулируются Федеральным законом 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Закон 168-ФЗ добавляет дополнительные требования к языку, на котором оформляются кассовые документы. Вместе эти законы формируют полный набор правил для кассовых чеков.

Требования 54-ФЗ (уже действуют)

  • Обязательное применение онлайн-касс с фискальным накопителем
  • Передача данных в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД)
  • Наименование товара или услуги в чеке (для ИП на упрощёнке — с 2021 года)
  • QR-код на чеке для проверки подлинности

Дополнительные требования 168-ФЗ (с 1 марта 2026)

  • Все наименования товаров и услуг — на русском языке
  • Описания и пояснения в чеке — на русском
  • Иностранные названия — только как дополнение к русскоязычным
  • Электронные чеки (email, SMS) — полностью на русском
Внимание! Нарушение требований 54-ФЗ и 168-ФЗ влечёт разные штрафы, но проверяющие органы могут выявить нарушения обоих законов одновременно. Приведите кассу в соответствие с обоими законами заранее.

Шаг 1. Проведите аудит номенклатуры

Первый шаг — проверить, как сейчас оформлены названия товаров и услуг в вашей кассовой системе. Выгрузите полный справочник номенклатуры и проанализируйте его:

  1. Выгрузите справочник товаров. В большинстве кассовых программ есть функция экспорта номенклатуры в Excel или CSV. Получите полный список.
  2. Найдите позиции на иностранном языке. Отфильтруйте все позиции, содержащие латиницу — это потенциальные нарушения.
  3. Классифицируйте находки. Разделите найденные позиции на категории: полностью на иностранном языке, частично на иностранном, технические термины.
  4. Оцените объём работы. Подсчитайте количество позиций, требующих корректировки, и спланируйте сроки.
Тип наименования Пример (неправильно) Пример (правильно)
Полностью на англ. Coffee Latte Large Кофе латте большой
Частично на англ. Смартфон iPhone 17 Pro Смартфон Эпл Айфон 17 Про (Apple iPhone 17 Pro)
Технический термин USB-C Cable 1m Кабель USB-C, 1 м
Бренд без описания Nike Air Max 90 Кроссовки Nike Air Max 90
Услуга на англ. Deep Cleaning Service Генеральная уборка

Шаг 2. Подготовьте русскоязычные наименования

При подготовке русскоязычных наименований для чеков учитывайте ограничения кассовой техники:

Ограничения по длине

Кассовые аппараты имеют ограничение на длину наименования — обычно от 64 до 128 символов в зависимости от модели. Русскоязычные названия часто длиннее англоязычных, поэтому нужно уложиться в лимит. Рекомендации:

  • Используйте общепринятые сокращения: «шт.», «кг», «м», «л»
  • Сокращайте длинные описания, сохраняя суть: «Смартфон Apple iPhone 17 Pro 256 ГБ» вместо «Смартфон Apple iPhone 17 Pro Max с памятью 256 гигабайт чёрного цвета»
  • Если товар имеет артикул, основные характеристики можно вынести в отдельное поле

Правила формирования наименований

  1. Начинайте с русскоязычной категории. Всегда указывайте категорию товара на русском: «Ноутбук», «Смартфон», «Наушники», «Кабель».
  2. Добавляйте бренд. Название бренда может быть в оригинальном написании: «Ноутбук Apple MacBook Air».
  3. Указывайте ключевые характеристики. На русском языке: «256 ГБ», «белый», «размер М».
  4. Используйте единообразный формат. Все позиции должны быть оформлены по единому шаблону для удобства чтения.
Подсказка: Создайте шаблон наименования для каждой категории товаров. Например: «[Категория на русском] [Бренд] [Модель] [Ключевая характеристика]». Это обеспечит единообразие и ускорит работу по переводу номенклатуры.

Шаг 3. Обновите кассовую программу

После подготовки русскоязычных наименований их необходимо загрузить в кассовую программу. Процесс зависит от используемого ПО:

Облачные кассовые системы

Если вы используете облачную кассу (АТОЛ Онлайн, Эвотор, МодульКасса и подобные), обновление номенклатуры выполняется через личный кабинет:

  1. Войдите в личный кабинет кассовой системы
  2. Перейдите в раздел «Номенклатура» или «Товары»
  3. Выгрузите текущий справочник в Excel
  4. Замените англоязычные наименования на русскоязычные
  5. Загрузите обновлённый справочник обратно
  6. Проверьте, что изменения отобразились на кассе

Локальные кассовые программы

Для локальных кассовых программ (1С, Frontol, Штрих-М) обновление выполняется через интерфейс программы или импорт файла:

  1. Откройте справочник номенклатуры в программе
  2. Отредактируйте наименования товаров
  3. При большом количестве позиций используйте массовое обновление через импорт
  4. Выполните синхронизацию с кассовым аппаратом
  5. Распечатайте тестовый чек и проверьте корректность наименований

Интеграция с интернет-магазином

Если онлайн-касса интегрирована с интернет-магазином, наименования товаров обычно подтягиваются из каталога сайта. В этом случае необходимо обновить наименования в каталоге — и они автоматически попадут в чеки. Однако проверьте, что при передаче данных из каталога в кассу наименования не обрезаются и не искажаются.

Важно! После обновления номенклатуры обязательно проведите тестирование. Распечатайте несколько тестовых чеков, проверьте электронные чеки — убедитесь, что все наименования отображаются корректно и не обрезаются.

Шаг 4. Настройте передачу данных в ОФД

Оператор фискальных данных (ОФД) получает данные о каждом чеке и передаёт их в ФНС. Важно, чтобы русскоязычные наименования корректно передавались:

  • Проверьте кодировку. Убедитесь, что кассовая программа передаёт данные в ОФД в кодировке UTF-8, поддерживающей кириллицу.
  • Проверьте длину поля. Некоторые ОФД имеют ограничения на длину наименования. Убедитесь, что ваши русскоязычные наименования не превышают лимит.
  • Проверьте спецсимволы. Символы «₽», «№», кавычки-ёлочки «» — убедитесь, что они корректно передаются и отображаются.
  • Проверьте электронный чек. Зайдите на сайт ОФД и проверьте, как выглядит электронный чек — все наименования должны быть читаемыми и на русском.

Шаг 5. Настройте электронные чеки

Электронные чеки — это чеки, отправляемые покупателю по email или SMS. Они также подпадают под действие 168-ФЗ:

Email-чеки

  1. Тема письма — на русском: «Ваш кассовый чек» или «Чек по покупке от [дата]»
  2. Тело письма — сопроводительный текст на русском языке
  3. Содержимое чека — все наименования, суммы, реквизиты — на русском
  4. Подпись — информация о продавце на русском языке

SMS-чеки

SMS с информацией о чеке обычно содержит ссылку на электронный чек. Текст SMS должен быть на русском: «Ваш чек: [ссылка]. Сумма: [сумма] руб.»

Чеки в мобильных приложениях

Если ваше мобильное приложение отображает историю покупок и чеки, все элементы интерфейса и данные чеков должны быть на русском языке. Подробнее о требованиях к мобильным приложениям читайте в руководстве «Мобильные приложения и 168-ФЗ».

Шаг 6. Проверьте специфичные случаи

Некоторые ситуации требуют особого подхода при оформлении чеков:

Товары с длинными иностранными названиями

Если оригинальное название товара слишком длинное, в чеке можно использовать сокращённый вариант на русском. Полное наименование должно быть доступно в карточке товара на сайте или в описании к электронному чеку.

Составные товары и комплекты

Если чек содержит позицию-комплект (например, «Набор для ухода за лицом»), каждая составляющая, если она указана отдельно, тоже должна быть на русском. Если комплект указан одной строкой, достаточно русскоязычного названия комплекта.

Услуги с англоязычными названиями

Сфера Было (неправильно) Стало (правильно)
Общепит Cappuccino Grande Капучино большой
Красота Balayage Highlights Окрашивание балаяж
Фитнес Personal Training 1hr Персональная тренировка 1 ч
Автосервис Wheel Alignment Service Регулировка развал-схождения
IT-услуги Website SEO Audit SEO-аудит сайта

Шаг 7. Настройте систему для новых товаров

Важно не только исправить текущую номенклатуру, но и настроить процессы так, чтобы новые товары сразу добавлялись с русскоязычными наименованиями:

  1. Обновите регламент. Опишите правила именования товаров в кассовой системе: шаблоны, обязательные поля, язык.
  2. Обучите сотрудников. Проведите инструктаж для всех, кто добавляет товары в систему — кассиров, товароведов, администраторов.
  3. Настройте проверку. Если ваша кассовая система позволяет, настройте валидацию — предупреждение при попытке добавить позицию без кириллицы.
  4. Синхронизируйте с сайтом. Если данные загружаются из интернет-магазина, убедитесь, что карточки товаров на сайте уже оформлены по требованиям 168-ФЗ.
Совет: Создайте единый справочник наименований на русском языке, который будет использоваться и на сайте, и в кассовой системе, и в прайс-листах. Это обеспечит единообразие и упростит управление номенклатурой. Подробнее об оформлении прайс-листов читайте в руководстве «Как оформить прайс-лист по 168-ФЗ».

Популярные кассовые системы: особенности настройки

Рассмотрим особенности настройки русскоязычных наименований для популярных кассовых систем:

АТОЛ

Кассы АТОЛ поддерживают UTF-8 и кириллицу из коробки. Максимальная длина наименования — 128 символов. Обновление номенклатуры выполняется через АТОЛ Онлайн или напрямую через драйвер. При интеграции с сайтом используйте АТОЛ.API для передачи русскоязычных наименований.

Эвотор

Эвотор — облачная система с удобным личным кабинетом. Номенклатуру можно обновить массово через импорт Excel-файла. Поддерживает интеграцию с 1С, что упрощает синхронизацию номенклатуры. Длина наименования — до 128 символов.

МодульКасса

МодульКасса имеет встроенный справочник товаров с возможностью редактирования через мобильное приложение или личный кабинет. Поддерживает импорт номенклатуры из Excel. Интегрируется с популярными CMS через API.

1С + ККТ

Если ваша касса работает через 1С, наименования берутся из справочника «Номенклатура». Обновите наименования в 1С — и они автоматически попадут в чеки. Используйте обработку массового переименования для ускорения процесса.

Чек-лист соответствия кассовых чеков

Перед 1 марта 2026 года проверьте каждый пункт:

  1. Все наименования товаров в справочнике номенклатуры — на русском языке
  2. Описания и характеристики в чеке — на русском
  3. Единицы измерения — в российском формате (шт., кг, л, м)
  4. Валюта — рубли (₽ или руб.)
  5. Электронные чеки (email) — полностью на русском
  6. SMS-уведомления о чеках — на русском
  7. Кодировка UTF-8 настроена для передачи данных в ОФД
  8. Тестовые чеки распечатаны и проверены
  9. Регламент добавления новых товаров обновлён
  10. Сотрудники проинструктированы
  11. Синхронизация с сайтом проверена
  12. Наименования не обрезаются из-за ограничения длины
Важно! Не забывайте о кассовых чеках возврата. Наименование товара при возврате тоже должно быть на русском языке — убедитесь, что оно совпадает с наименованием в чеке продажи.

Заключение

Настройка онлайн-кассы для соответствия 168-ФЗ — это в первую очередь работа с номенклатурой. Переведите все наименования товаров и услуг на русский язык, обновите справочники в кассовой программе, проверьте электронные чеки и настройте процессы для новых товаров. Начните с аудита текущей номенклатуры и действуйте по шагам. Используйте сервис Проверка168 для проверки вашего сайта — он поможет убедиться, что наименования на сайте и в кассовой системе согласованы и соответствуют закону.